Operator Warnet

Operator Warnet

Operator warnet atau sering di sebut OP adalah Seorang yang berkerja di warnet yang tugasnya adalah melayanai User atau pengguna di warnet kita. Seorang Operator warnet ( OP )  dia juga harus bisa memenuhi dan memiliki SOP ( STANDARD OPERATING PROCEDURE), yaitu panduan teknis yang berisi serangkaian instruksi yang menggambarkan standar aktivitas dan proses yang berlangsung dalam suatu perusahaan. SOP berfungsi untuk mendefinisikan semua konsep dan teknik penting serta persyaratan yang dibutuhkan, dituangkan dalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh personel organisasi dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari.

Bentuk dari SOP untuk Operator Warnet adalah sebgai berikut :

PROSEDUR PELAYANAN WARNET 

PERSIAPAN FASILITAS PENDUKUNG :

Sebelum buka, petugas membersihkan fasilitas pendukung, seperti :

•      Membersihkan ruang tunggu, termasuk Sofa, TV, poster, pintu kaca, serta membuang sampah.
•      Botol2, gelas2 dibereskan, bawa ke dapur dan langsung dicuci.
•      Bersihkan , siapkan kulkas beserta isinya, snack dan barang dagangan lainnya
•      Air dalam tangki diisi untuk operasional toilet.
•      Toilet disikat dan diberi pengharum.
•      Tempat parkir disapu agar terlihat bersih

Karena kebersihan adalah ciri suatu tempat usaha yang sukses, pihak perusahaan sangat menaruh perhatian besar terhadapnya. Tempat yang tidak bersih selalu dijauhi pelanggan.

PERSIAPAN DI WARNET

•       Lantai di sapu, dilap, kaca dibersihkan. Berhubung interior warnet harus terlihat indah di mata pelanggan, tata ruang harus ditata dg baik
•       Pastikan uang kecil tersedia untuk kembalian. Jika tidak ada, tukarkan.
•       Pastikan semua buku, alat tulis, kertas catatan (notes), kalkulator, jam penunjuk waktu, hal2 detil yang menunjang kegiatan operasional, tersedia
•       Pastikan semua instrumen, (komputer, monitor, scanner, printer, dll) bisa bekerja dengan baik
•       Pastikan operator warnet yang bertugas sudah berpenampilan baik, bersih dan rapih. Penampilan petugas adalah cerminan dari bisnis warnet yang sedang diperjuangkan. 
• 
  

PENERIMAAN / PENYAMBUTAN PELANGGAN

      1.       Telpon selalu dijawab dengan wajar, dengan awal kata menyebutkan nama perusahaan, seperti “Halo..Alsennet…”. ( bila ada )

2.       Pelanggan yang datang disambut dengan senyum dan ucapkan “selamat (pagi, sore, malam) Ada yang bisa kami bantu? ”

3.       Jika ingin menggunakan internet, pelanggan di antar ke tempat nya dan katakan “ Ini ada kertas dan pensil untuk mencatat, jika ada masalah, silakan hubungi saya. Nama saya …..”

4.       Jika ingin mengetik, pelanggan di antar ke tempat nya dan katakan “ Silakan, pak/mas/mbak.. , jika ada masalah, silakan hubungi saya. Nama saya …..”

5.       Prosedur yg sama berlaku untuk print dan scanning

6.       Pelayanan, sikap, kata2, harus konsisten / sama untuk setiap pelanggan. Kepuasan yang ada di benak pelanggan adalah kunci dari bisnis kita.

OPERASIONAL WARNET

•        Petugas menyiapkan, menyalakan segala sarana yang akan digunakan oleh pelanggan.
•        Jika ada permintaan khusus untuk menggunakan instrumen yang tidak tersedia di dalam warnet, pelanggan dipersilakan menghubungi petugas .
•        Petugas membantu jalannya proses penggunaan warnet dengan bersikap menghargai, ramah, perhatian serta profesional.
•       Adanya masalah selama penggunaan warnet yang diakibatkan kerusakan teknis dan berakibat terhentinya proses pelayanan, petugas akan segera memberitahukan ke pelanggan, biaya penggunaan akan disesuaikan.
•        Hal2 yang dilarang dilakukan oleh pelanggan selama proses penggunaan warnet, bisa dibaca dalam peraturan tata tertib.
•        Dalam keadaan terpaksa atau dalam situasi yang tidak diinginkan,(misalnya pelanggan berperilaku tidak semestinya, terjadi keributan, mabuk, dsb.) petugas berhak mematikan, memblokir, memberhentikan penggunaan warnet, dan meminta untuk keluar, atas dasar keamanan, ketertiban dan kenyamanan

PEMERIKSAAN INSTRUMEN TIAP PERGANTIAN JAM PENGGUNAAN 

Petugas memeriksa tiap “bilik” apakah ada barang milik warnet yang hilang, rusak, tidak berfungsi seharusnya. Persiapan dilakukan untuk pengguna internet berikut.

PEMBAYARAN OLEH PELANGGAN

•       Petugas mencatat pada bukti transaksi, nama pelanggan, lama waktu penggunaan, biaya lain2 seperti snack, softdrink,dsb, serta jumlah total biaya yang harus dibayar oleh pelanggan.
•       Asli dari bukti transaksi diberikan ke pelanggan, copy-nya disimpan untuk data.
•        Salinan bukti transaksi disimpan di tempat yang disediakan untuk arsip / data.
•       Kata2 terimakasih, diucapkan oleh petugas disaat menyerahkan bukti pembayaran ke pelanggan
•       Pembayaran diterima dalam bentuk kas dan kontan. Warnet tidak melayani pembayaran tertunda atau hutang.
•       Pembayaran yang kurang, atau tidak ada pembayaran sama sekali akan dikenakan sanksi lewat jalur hukum.
•       Petugas wajib menyediakan uang kecil untuk kembalian dan harus diusahakan untuk didapat segera. Hak pelanggan yang tertunda terlalu lama akan berpengaruh ke nama baik perusahaan.
•       Menyerahkan laporan kerja pada akhir waktu kerja karyawan yang bersangkutan

ADMINISTRASI KEUANGAN

Ada beberapa buku untuk pencatatan transaksi:

•        Buku Transaksi harian, yang isinya pencatatan tanggal, waktu, jumlah jam penggunaan jasa, biaya tambahan, jumlah uang.
•        Buku daftar inventaris, isinya daftar nama2 barang yang menjadi inventaris warnet
•        Buku pelanggan, isinya adalah daftar nama, alamat, telepon dari pelanggan
•        Buku kuitansi / Bon, isinya adalah bukti2 transaksi dari bisnis

PENGGUNAAN UANG WARNET

•        Uang yang diterima dari hasil transaksi dimasukkan ke cash Box yang kemudian akan diambil oleh bagian keuangan.
•        Pembelian keperluan operasional dilakukan dengan mengisi formulir dan , diberikan ke bagian pembelian
•        Karyawan yang sedang bertugas bertanggungjawab penuh terhadap penggunaan atau pengeluaran uang
•        Petugas yang lalai mencatat atau menyalahgunakan uang akan ditindak sesuai peraturan perusahaan yang berlaku

PEMELIHARAAN

•        PEMELIHARAAN WARNET DAN RUANG TUNGGU: Warnet dibersihkan pada akhir jam operasi, dengan mengelap lantai, bersihkan sofa, kaca, komputer, dan sebagainya.
•        PEMELIHARAAN TOILET / WC : toilet dibersihkan setiap pagi sebelum dimulainya jam operasi, dengan menyikat closet, porselen dan lantai, serta diberikan pewangi untuk kenyamanan pelanggan. Tidak dibenarkan adanya handuk, pakaian, dsb di dalam toilet, karena terkesan tidak bersih dan bau.
•        PEMELIHARAAN ALAT PENDINGIN UDARA DAN LEMARI PENDINGIN : Pemeliharaan AC dan kulkas dilakukan tiap 3 bulan sekali secara berkala dan kontinyu.
•        PEMELIHARAAN DAPUR : Dapur harus selalu terlihat bersih. Segala alat dapur, seperti piring, sendok, gelas,dll yang telah digunakan harus segera dicuci dan dibersihkan.(bila ada)
•        PEMELIHARAAN FASILITAS PARKIR : Tempat parkir disapu dan disiram lantainya setiap pag (bila ada,)

KERUSAKAN DAN PERBAIKAN

•        Kerusakan pada sarana, fasilitas, peralatan, inventaris atau instrumen yang berpengaruh pada kegiatan operasional studio, harus segera diperbaiki ke orang atau perusahaan tertentu yang ditunjuk.
•        Penggantian sementara peralatan atau instrumen juga segera diupayakan dengan cara meminjam atau sewa ke kolega bisnis atau perusahaan lain
•        Berikan dead line atas perbaikan.

AKHIR JAM OPERASIONAL

•        Pada akhir jam operasi, petugas membersihkan ruangan, komputer, semua instrumen.
•        Pada akhir jam operasi, operator menutup pembukuan dg mencatat total pendapatan atau biayanya pada transaksi hari itu untuk diserahkan ke bagian administrasi dan keuangan. 

Selain itu juga hal-hal yang harus di perhatikan kita sebagai operator warnet adalah jangan sering atau jangan habiskan waktu dengan chating melulu tetapi kita harus belajar kembali seperti belajar Photoshop, Corel bahkan ngeBlog, kenapa karena tidak semua user atau Client selalu Browsing atau ngenet, mereka juga pasti akan menggunakan jasa seperti mengedit foto atau desain corel, Jasa Pengetikan dll....